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CrewSuite · EventHub

Aus einer Anfrage wird eine organisierte Veranstaltung.

EventHub ist das Veranstaltungsmodul innerhalb von CrewSuite. Es führt eine Anfrage als zusammenhängenden Vorgang weiter: vom Posteingang über die Angebotsphase bis zur Vorbereitung und Durchführung. Die Wochenansicht ergänzt den einzelnen Vorgang um die Frage, welche Veranstaltungen und offenen Aufgaben gleichzeitig anstehen.

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EventHubMusterbetriebAB

EVENTS · WOCHE

HeutePosteingangVorgängeWocheEinstellungen

KW 43 · 19.10.–25.10.

3 Events in dieser Woche

Im Kalender
Mo 19.10. kein Event
Di 20.10. 1
10:0024 G.Beispielveranstaltung AStandort A · Vertrag
Fiktives Beispiel · Besprechung · 24 Gäste
Mi 21.10. kein Event
Do 22.10. 1
18:0040 G.Beispielveranstaltung BStandort A · Personal in Planung
Fiktives Beispiel · Abendveranstaltung · 40 Gäste
Fr 23.10. 1
15:0018 G.Beispielveranstaltung CStandort B · Angebot
Fiktives Beispiel · Workshop · 18 Gäste

Interaktive Produktillustration · fiktive Beispieldaten

Einsatzbereich

Für Teams, die Veranstaltungen vorbereiten.

EventHub richtet sich an Eventlocations, Cateringbetriebe und Teams mit wiederkehrenden Veranstaltungsanfragen. Eine Veranstaltung ist mehr als ein Kalendereintrag: Gästezahl, Absprachen, Leistungen, Personal und Zahlungsstand müssen zusammenpassen. Dafür bietet das Modul eigene Arbeitsbereiche innerhalb derselben Suite.

Im fiktiven Musterbetrieb fragt eine Beispielgruppe einen Workshop mit 24 Gästen an. Aus der Anfrage entsteht ein Vorgang. Das Team konkretisiert die Leistungen, bereitet ein Angebot vor und betrachtet später den Personalbedarf zusammen mit den übrigen Veranstaltungen der Woche.

Die Arbeitsweise

Vom Ausgangspunkt
zum nächsten Schritt.

So ist der Ablauf im Modul aufgebaut.

Anfrage und Vorgang zusammenführen

Der Posteingang ist der Ausgangspunkt für die Bearbeitung. Ein Vorgang bündelt die Veranstaltung und ihren Verlauf. Die Zuständigkeit und der jeweilige Bearbeitungsstand helfen dabei, eine Anfrage im Team weiterzuführen, ohne ihren Zusammenhang bei jeder Übergabe neu herstellen zu müssen.

Leistungen und Angebot konkretisieren

Im Vorgang werden die Veranstaltungsplanung und die Kalkulation bearbeitet. Angebote entstehen über den gemeinsamen Rechnungsbereich der Suite. So haben Kalkulation und Belegausstellung unterschiedliche Aufgaben, bleiben aber mit derselben Veranstaltung verbunden.

Die Vorbereitung in der Woche prüfen

Die Wochenansicht zeigt die Veranstaltungen von Montag bis Sonntag. Filter für Personal, Einkauf und Geld richten den Blick auf konkrete Arbeitsbereiche. Ein eigener Abschnitt kann in dieser Woche fällige Rechnungen anderer Veranstaltungen zeigen, deren Termin außerhalb der angezeigten Woche liegt.

Der Funktionsumfang

Was im Alltag
zusammenarbeitet.

Ein Vorgang mit Verlauf

Übersicht, Angebot und Verlauf führen die Bearbeitung einer Veranstaltung zusammen. Weitere Bereiche ergänzen Menü und Personal, damit Informationen im fachlichen Zusammenhang erreichbar bleiben.

Personalbedarf mit CrewShift

EventHub kann veranstaltungsbezogenen Bedarf in die Dienstplanung geben. Änderungen am Veranstaltungsbedarf kommen aus dem Eventvorgang; die konkrete Einteilung und Veröffentlichung gehören zur Arbeit der planenden Personen.

Wochenblick mit Aufgabenbezug

Die Wochenübersicht lässt sich nach Personal, Einkauf oder Geld eingrenzen. Das unterstützt die Vorbereitung mehrerer Veranstaltungen, wenn unterschiedliche Aufgaben gleichzeitig Aufmerksamkeit brauchen.

EventHub wird als Teil von CrewSuite aktiv weiterentwickelt. Einführung, Posteingang, Rollen und Verbindungen zu anderen Modulen werden für den jeweiligen Betrieb abgestimmt. Die gezeigten Veranstaltungen sind fiktiv. Aus der Produktbeschreibung ergibt sich keine Zusage einer sofort einsatzfertigen Konfiguration für jeden Anfrage- oder Abrechnungsprozess.

Häufige Fragen

Eventplanung im Detail.

Ist EventHub ein separates Programm mit eigenem Login?

EventHub ist ein Modul innerhalb von CrewSuite. Der Arbeitsbereich verwendet den Suite-Zugang und die dort vergebenen Rechte. Ein zusätzliches, unabhängiges Teamkonto ist dafür nicht das Produktmodell.

Wie unterscheidet sich ein Event von einer Reservierung?

Eine Reservierung konzentriert sich auf einen Besuch mit Zeit und Tischbelegung. Ein Eventvorgang begleitet zusätzlich die Anfrage, ein Angebot und die weitere Vorbereitung. Welche Grenze für Ihren Betrieb sinnvoll ist, klären wir anhand typischer Fälle.

Ist ein Kundenportal vorgesehen?

Ein Kundenportal gehört zum aktuellen Modulumfang. Es kann Informationen und Dokumente zu einem Vorgang zugänglich machen. Einrichtung, Freigaben und die konkreten Schritte für Ihre Kundschaft stimmen wir im Einführungsgespräch ab.

Was sollten wir vor einer Einführung beschreiben?

Hilfreich sind die Wege, über die Anfragen eingehen, Ihre typischen Veranstaltungsarten und die Zuständigkeiten für Angebot, Personal und Vorbereitung. An einem anonymisierten Beispiel lässt sich der passende Ablauf besprechen.

Verwandte Bereiche

Im Zusammenhang
weiterdenken.

Wie sieht Ihr
Arbeitsalltag aus?

Beschreiben Sie uns Ihre Abläufe. Wir klären gemeinsam, welcher Umfang für Ihren Betrieb passt.

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